Proses Pengurusan Kapal dan Muatan

INDOFORWARDING | Proses pengurusan kapal dan muatan dilakukan sebagian besar dilakukan oleh perusahaan pelayaran samudera (nasional maupun asing). Saat kapal-kapal itu singgah di pelabuhan untuk memuat ataupun membongkar barang ekspor atau impor, semuanya diurus oleh agen dari perusahaan pelayaran.

Bagian operasi dalam perusahaan pelayaran merupakan inti dari semua kegiatan operasional di perusahaan. Bagian operasional mempunyai tugas mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan pengoperasian kapal, yaitu :

1. Pengurusan muatan masuk.
2. Pengurusan muatan keluar.

Tugas dan Kewajiban Perusahaan Pelayaran

Tugas agen perusahaan pelayaran atau kantor cabang yang ditugaskan mengurus kedatangan atau keberangkatan kapal serta mengurus muatan adalah :

1. Mencari Muatan. Biasanya di urus oleh bagian trade atau canvasing.
2. Mengurus pengoperasian kapal, dokumen muatan, penyelesaian administrasi muatan dan mengurus kepentingan Anak Buah Kapal (ABK). Biasanya di urus oleh bagian operasi.
3. Mengurus urusan stevedoring, cargodoring dan delivery muatan. Biasanya di urus oleh bagian terminal.
4. Mengurus disbursement kapal dan muatan serta penagihan uang tambang, sewa gudang, OPP/OPT, serta reimbursement (penagihan kembali) per ongkosan kapal. Biasanya di urus bagian keuangan.

Canvassing Perusahaan Pelayaran

Perusahaan pelayaran sebagai sebuah badan usaha yang bergerak dalam bidang layanan dan jasa seharusnya memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggannya. Salah satu tugas pokok bagian canvassing adalah mencari muatan sebanyak mungkin. Dalam melaksanakan tugasnya, diperlukan beberapa tindaka, yaitu :

1. Melakukan pengamatan terhadap situasi barang-barang ekspor di tempat/pelabuhan yang akan disinggahi. Khususny pengamatan terhadap :
   1. Jenis muatan.
   2. Volume muatan.
   3. Nama dan alamat pemilik barang untuk muatan ekspor atau impor
2. Menjalin hubungan yang baik dengan pemilik barang, seperti perusahaan-perusahaan perkebunan, kepala proyek pemerintah, eksportir dan importir. Agar lebih mudah menyampaikan mengenai informasi penyediaan ruangan kapal, terutama informasi muatan.
3. Memberikan pelayanan kepada pemakai jasa dalam bentuk kemudahan dalam administrasi, pembukuan muatan, prosedur administrasi bongkar muat dan dalam persyaratan kontrak pengangkutan.
4. Mendengarkan, mencatat dan mempelajari keluhan-keluhan (complaint) serta keinginan dari pemakai jasa.
5. Mempelajari strategi dan taktik serta cara kerja dari canvasser perusahaan asing.

Pengurusan Muatan Masuk

Dalam pelaksanaan pengurusan muatan masuk, perlu dilakukan tindakan untuk mendukung setiap prosesnya. Tindakan-tindakan itu dibagi ke dalam beberapa bagian, diantaranya :

1. Manifest, Stowage Plan dan Copy Bill of Landing

Kantor cabang atau agen perusahaan pelayaran di pelabuhan, sebelumnya sudah menerima dokumen  pelayaran dari perusahaan pelayaran di pelabuhan yang disinggahi. Semua itu diberikan sebelum kapal masuk di suatu pelabuhan untuk melakukan bongakr muat barang. Dokumen itu diantaranya :

1. Manifest
   Yaitu daftar lengkap muatan yang akan dibongkar di pelabuhan itu.
2. Stowage Plan
   Yaitu skema dan uraian mengenai susunan barang di dalam kapal.
3. Copy Bill of Landing
   Digunakan untuk setiap muatan yang akan dibongkar di pelabuhan.

Selanjutnya dokumen tersebut diteruskan ke bagian operasi, bagian terminal dan bagian keuangan untuk mepersiapkan kedatangan kapal, pembingkaran muatan, penagihan ongkos pelabuhan tujuan (OPT) dan biaya muatan lainnya.

Ketahui apa itu Bill of Landing

2. Surat Pemberitahuan

Bagian operasi menyampaikan surat pemberitahuan kedatangan muatan (notice of arrival) kepada masing-masing consignee yang dapat diketahui dari manifest atau copy bill of landing.

3. Delivery Order

Setelah kapal bersandar di pelabuhan maka muatan dibongkar serta dimasukan ke dalam gudang atau di simpan di lapangan terbuka, di dalam tongkang atau gudang api. Sementara itu penerima barang (consignee) melalui EMKL menyelesaikan segala sesuatu dengan bea dan cukai, khususnya mengenai bea masuk dan pajak pertambahan nilai impor (PPN impor).

Jika semua kewajiban dengan bea dan cukai diselesaikan, selanjutnya proses penyerahan barang, yaitu dengan :

1. Bill of Landing yang asli diserahkan oleh penerima barang kepada bagian operasi (urusan muatan masuk).
2. Sebagai pertukaran, bagian operasi menyerahkan D/O (delivery order) kepada penerima barang. Setelah penerima barang (EMKL) melunasi semua tagihan biaya seperti stevedoring, cargodoring dan delivery charges.

4. Pengisian D/O

Delivery order disiapkan oleh bagian operasi berdasarkan data yang ada pada manifest dan copy bill of landing. Delivery order dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan dan biasanya di tujukan kepada :

1. D/O Asli ditujukan kepada peneerima barang untuk mengambil barang di gudang.
2. Copy D/O dipakai sebagai kwitansi pembayaran OPT, dll.
3. Copy D/O untuk pengurusan pabean.
4. Dan copy D/O dikirim kepada penerima barang yang dimaksudkan sebagai notice of arrival.

5. Penukaran B/L dengan D/O

Apabila penerima barang menyerahkan bill of landing asli kepada bagian operasi, maka tanda tangan yang ada di belakang bill of landing harus diperiksa. Apakah sesuai dengan contoh tanda tangan consignee yang ada pada perusahaan atau yang lainnya.

Kemudian copy D/O diserahkan kepada penerima barang yang menyebutkan jumlah ongkos yang perlu dilunasi di bagian keuangan (kassa perusahaan). Setelah menerima pembayaran, maka kasir akan memberi paraf dan memberi cap tanda “Lunas” pad copy tersebut.

6. Buku Pembongkaran

Buku pembongkaran pada bagian operasi digunakan untuk mencatat beberapa hal berikut :

1. Jumlah muatan yang akan dibongkar menurut manifest atau copy bill of landing.
2. Rincian muatan yang akan dibongkar.
3. Jumlah sewa gudang dan OPT yang perlu ditagih dari pemilik barang.
4. Pengawasan delivery order dengan bill of landing.

7. Daftar Muatan

Manifest merupakan suatu dokumen yang sangat penting sebagai pegangan dalam pelaksanaan pembongkaran. Pada saat pembongkaran dilakukan, setiap barang yang diturunkan dari kapal dicatat pada suatu nota yang disebut tally sheet (daftar perhitungan).

Ada beberapa kemungkinan jika diantara barang yang ada pada daftar manifest dicocokan dengan daftar barang dari tally sheet, yaitu :

1. Pertama Muatan Utuh.
2. Muatan Nyasar.
3. Muatan Katut.
4. Terkahir Muatan Rusak.

Pengurusan Muatan Keluar

Dalam pelaksanaan pengurusan muatan keluar, perlu dilakukan tindakan untuk mendukung setiap prosesnya. Tindakan-tindakan itu dibagi ke dalam beberapa bagian, diantaranya :

1. Surat Pemberitahuan

Untuk setiap kapal niaga yang akan memuat barang maka dibuatkan surat pemberitahuan atau pengumuman yang disampaikan kepada :

1. Kantor Bea dan Cukai.
2. Pemakai jasa kapal, EMKL dan pemilik barang (cargo owners dan shipper).

Pemberitahuan ini memberi keterangan tentang :

1. Nama kapal.
2. Tanggal kedatangan kapal.
3. Pelabuhan asal keberangkatan dan pelabuhan tujuan.
4. Tempat sandar kapal.
5. Tanggal dimana kapal siap untuk menerima muatan.

Pemberitahuan ini dilakukan dalam tiga tahap, yaitu :

1. Surat pemberitahuan itu di titik beratkan pada tanggal perkiraan kedatangan kapal (estimated/expected time of arrival) atau ETA.
2. Tanggal ETA dan pemberitahuan tempat bersandar.
3. Tanggal kapal siap muat.

Pemberitahuan mengenai tiga hal di atas sangat diperlukan untuk dapat mengatur persiapan barang tepat waktu.

2. Instruksi Pemuatan

Bagian canvassing mencari muatan, sedangkan bagian operasi mengurus pelaksanaan pemuatan dari muatan kargo. Pemilik barang membukukan muatan pada bagian operasi dari perusahaan pelayaran dengan cara menyerahkan formulir instruksi pemuatan dalam rangkap tiga. Penyerahan instruksi pemuatan ini dilakukan oleh EMKL yang ditunjuk oleh pemilik barang.

3. Resi Gudang / Resi Mualim

Dalam hal penyerahan dari pemilik barang kepada perusahaan pelayaran, caranya dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Penyerahan melalui gudang.
2. Penyerahan langsung di lambung kapal.

4. Buku Pemuatan (Loading Book)

Untuk keperluan bagian operasi, proses pelaksanaan pemuatan barang digunakan untuk mengawasi :

1. Jumlah muatan yang sudah dibukukan dibandingkan dengan ruang kapal yang tersedia.
2. Jumlah sewa gudang dan OPP yang perlu ditagih dari pemilik barang.
3. Pengawasan penukaran bill of landingdengan resi gudang atau resi mualim.
4. Perincian muatan yang akan dimuat dilakukan dengan cara :
   1. Melalui gudang.
   2. Langsung ke lambung kapal.
   3. Langsung dari truk.
   4. Atau bisa langsung dari tongkang.

5. Daftar Muatan (Cargo/Loading List)

Sebelum pemuatan dimulai, bagian terminal dan stevedore kapal diberikan daftar muatan oleh bagian operasi untuk memungkinkan bagian terminal mempersiapkan mekanisme yang diperlukan dengan sifat muatan tersebut. Daftar muatan ini biasanya diambil datanya dari buku pemuatan (loading book).

6. Pelaksanaan Muat

Pelaksanaa muat baru dapat dimulai setelah semua formalitas dan semua peralatan mekanis dan buruh sudah siap. Antara lain :

1. Formulir PEB yang telah disetujui oleh pabean.
2. Cargo List yang sudah diserahkan kepada mualim.
3. Pejabat kebakaran sudah berad di tempat khusus untuk muatan berbahaya.

7. Manifest

Bagian operasi harus sudah memulai mengerjakan manifest sesudah diterimanya instruksi pemuatan yang datanya diambilkan dari buku pemuatan. Manifest serta captain copy sudah harus diserahkan ke kapal sebelum keberangkatan kapal dari pelabuhan. Dan juga dikirimkan kepada cabang/agen perusahaan pelayaran tersebut di pelabuhan tujuan.

Manifest adalah dokumen yang berisikan keterangan barang yang dimuat di kapal yang terperinci mengenai :

1. Merk
2. Jumlah
3. Isi
4. Nama shipper
5. Nama penerima
6. Dan hal lainnya yang diperlukan oleh pabean ataupun pejabat lainnya.

PT INDOFORWARDING

Kompleks Duta Indah No 16 Jakarta – Indonesia
(021) 2940-5377 (021) 2940-5376 (021) 2940-5379
Fax: (021) 2940-5378
087-881-888-168
sales@indoforwarding.com