INDOFORWARDING | Pengurusan pengapalan barang merupakan salah satu tugas dari eksportir. Karena pada intinya tujuan setiap usaha bisnis adalah untuk mencari laba. Laba hanya akan didapatkan bila ada pembeli yang bersedia membeli komoditi yang ditawarkan. Seorang pengusaha bisa dikatakan sukses apabila pengusaha itu dapat memperoleh kepercayaan dari pembeli terhadap komodi yang akan dijualnya.
Salah satu cara unutk mendapatkan kepercayaan dari pembeli adalah saat barang dari eksportir dalam kondisi baik sesuai dengan harapan pembeli. Artinya komoditi itu mempunyai kualitas dan mutu sesuai dengan yang ditawarkan. Komoditi siap pakai yang tidak rusak saat dikirim dan sesuai dengan peraturan dan hukum yang telah ditetapkan.
Tugas Eksportir Dalam Urusan Pengapalan Barang
Salah satu tugas eksportir adalah membenahi barang-barang yang akan dikapalkan sehingga pada saatnya tiba untuk pengapalan barang siap untuk di ekspor. Berikut ini adalah pembenahan yang harus dilakukan eksportir :
- Pembenahan Administratif
Yaitu melengkapi barang tersebut dengan dokumen-dokumen yang diharuskan, seperti :- Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang disahkan oleh bank devisa dan bea cukai.
- Surat Keterangan Negara Asal (SKA) yang disahkan oleh Kantor Wilayah Departemen Perindustrian dan Perdagangan.
- Inspection Cerificate yang dikeluarkan oleh surveyor yang telah ditunjuk.
- Dan dokumen lain yang diminta oleh pembeli.
- Pembenahan Fisik
Yaitu kelengpakan barang-barang dengan :- Pengepakan (packing) yang termasuk layak laut (seaworthy packing).
- Logo yang jelas (trademark).
- Petunjuk pemasangan atau penggunaan barang (Instruction manual).
Setelah barang-barang siap ekspor, maka tugas selanjutnya adalah menyerahkan barang-barang itu kepada pengangkut. Pengangkut selanjutnya bertanggung jawab mengangkut dan menyerahkan barang kepada pembeli sesuai dengan kontrak angkutan yang telah dibuat antara eksportir atau shipper dengan perusahaan pelayaran.
Proses Pengapalan Barang Muatan (Cargo)
Pada umunya proses pengapalan barang muatan dilakukan dengan cara :
- Pembukuan muatan.
- Penyerahan muatan dari shipper kepada perusahaan pelayaran (shipping company).
- Penyerahan muatan melalui gudang.
- Dan penyerahan barang disamping kapal.
Pembukuan Muatan Dalam Proses Pengapalan Barang
Shipper adalah eksportir atau pemilik barang (cargo owner) yang memerlukan ruangan kapal untuk mengirimkan barang-barangnya kepada pembeli menghubungi salah satu perusahan pelayaran via telepon. Atau bisa juga dengan lisan maupun tertulis atau dengan perantara petugas canvasser dari perusahaan pelayaran yang selalu berkunjung mencari muatan pada shipper dan calon-calon shipper.
Biasanya urusan pembukuan ruangan (booking space) ini diurus oleh bagian operasi muatan keluar dari perusahaan pelayaran. Data muatan yang nantinya diberitahukan oleh shipper adalah :
- Jenis dan jumlah muatan.
- Pelabuhan tujuan yang diinginkan lengkap dengan pelabuhan alternatif (option).
- Tanggal pengapalan barang yang diharapkan (estimated time of departure).
- Keterangan lain yang diperlukan oleh perusahaan pelayaran, seperti berat dan volume muatan.
Dengan informasi dari shipper, maka perusahaan pelayaran biasanya memberitahukan sailing schedule atau jadwal perjalanan kapal kepada shipper atau pemilik barang. Biasanya bisa dilihat melalui iklan di surat kabar mengenai kedatangan kapal.
Selanjutnya pihak pelayaran memberikan konfirmasi mengenai pembukuan muatan dengan cara :
- Memberitahukan nama kapal.
- Tanggal terakhir menerima muatan (closing date).
- Memastikan tanggal perkiraan pemberangkatan (ETD).
- Menyerahkan blanko formulir resi mualim (mate’s receipt) atau resi gudang (dock’s receipt) untuk di isi oleh shipper.
- Menyerahkan blanko formulir bill of landing untuk di isi oleh shipper.
Penyerahan Muatan dari Shipper kepada Perusahaan Pelayaran
Pada umumnya dalam urusan transportasi, barang-barang dibagi menjadi dua kelompok, yaitu :
- Barang-barang niaga umum (general cargo).
- Barang-barang berbahaya dan pecah belah (dangerous and dusty cargo, fragile).
Sesuai dengan pengelompokan barang di atas, maka penyerahan barang dari shipper (eksportir) kepada pengangkut (carrier) di pelabuhan muat pada dasarnya dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu :
- Langsung di dermaga samping kapal (alongside).
- Melalui gudang yang ditunjuk perusahaan pelayaran (shed/godown).
Barang-barang yang termasuk kelompok general cargo, seperti tekstil, terigu, karet, teh dan hasil industri lainnya harus diserahkan melalui gudang. Sedangkan barang-barang yang termasuk kelompok dangerous and dusty cargo & fragile, seperti amunisi, bahan kimia yang mudah terbakar (flammable), semen dapat diserahkan langsung di dermaga di samping kapal.
Penyerahan Muatan Melalui Gudang
Penyerahan muatan melalui gudang dalam proses pengapalan barang adalah :
- Shipper yang telah memperoleh konfirmasi mengenai penyediaan ruangan di kapal memberitahukan bagian operasi perusahaan pelayaran mengenai tanggal penyerahan barang yang akan di angkut.
- Bagian operasi dari perusahaan pelayaran akan memberikan satu set blanko formulir resi gudang dan satu set blanko formulir bill of landing kepada shipper.
- Shipper mengisi kedua formulir tersebut dengan lengkap yang pada umumnya berisi data :
- Nama dan alamat lengkap shipper.
- Nama dan alamat lengkap penerima barang dan pelabuhan tujuan.
- Jumlah barang, merk dan nomor colli.
- Uraian barang tiap colli yang disesuaikan dengan uraian yang tercantum dalam L/C dan sales contract.
- Ukuran kubikasi dan berat tiap colli.
- Nilai barang (jika dianggap perlu).
- Nama kapal dan nahk0da serta jadwal keberangkatan.
- Nama pelabuhan tujuan dan pelabuhan pengganti yang disinggahi termasuk pelabuhan transit.
- Keterangan lain yang dianggap perlu.
- Formulir yang sudah diisi oleh shipper ini kemudian dikembalikan ke bagian operasi muatan keluar untuk memperoleh konfirmasi waktu dan tempat penimbunan barang di gudang.
- Bagian operasi yang berwenang memberikan konfirmasi ini memberi cap resi gudang yang telah diisi.
- Shipper membawa barang-barangnya ke gudang yang ditunjuk sebelum berakhirnya tanggal penyerahan terakhir yang disebutkan.
- Barang yang diterima oleh shipper akan diterima oleh petugas gudang.
- Setelah barang diterima lalu disusun dan ditumpuk di dalam gudang sampai tiba waktunya untuk pengapalan barang.
- Shipper dengan membawa resi gudang yang telah ditanda tangani kepala gudang mengembalikan resi gudang itu ke bagian operasi perusahaan pelayaran untuk ditukarkan dengan received for shipment bill of landing.
- Bila barang sudah dimuat ke atas kapal, maka resi gudang atau R.S bill of landing dikembalikan oleh shipper kepada perusahaan pelayaran untuk ditukarkan dengan original shipped on board bill of landing.
Penyerahan Barang Di Samping Kapal
Penyerhana barang di sapming kapal dalam proses pengapalan barang adalah :
- Shipper yang telah memperoleh konfirmasi mengenai penyediaan ruangan di kapal dari perusahaan pelayaran memberitahukan tanggal penyerahan barang yang akan diangkut pada bagian operasi dari perusahaan pelayaran.
- Bagian operasi perusahaan pelayaran akan memberikan satu set blanko formulir resi mualim dan satu set blanko formulir shipped on board bill of landing.
- Shipper mengisi kedua formulir tersebut selengkapnya yang berisikan data.
- Formulir yang sudah diisi oleh shipper dikembalikan ke bagian operasi muatan keluar untuk mmeperoleh konfirmasi waktu dan penetapan dermaga untuk melakukan penyerahan barang di samping kapal.
- Bagian operasi memberikan konfirmasi dengan memberi cap resi mualim yang telah diisi.
- Jika sampai pada tanggal yang disebut untuk penyerahan barang, shipper membawa barang ke sisi lambung kapal disertai dengan resi mualim yang sudah dicap konfirmasi waktu penyerahan barang ke bagian operasi.
- Kerani penerima barang dari bagian terminal memeriksa barang yang diserahkan dengan cara mencocokannya dengan data yang tercantum dalam formulir resi mualim.
- Jika keterangan barang yang diserahkantidak sesuai sepenuhnya dengan uraian yang terdapat dalam resi mualim, maka mualim memberikan catatan mengenai keadaaan itu pada resi mualim. Resi mualim yang diberi catatan ini disebut resi mualim kotor.
- Setelah barang selesai dimuat ke atas kapal, maka mualim I menandatangani resi mualim itu berikut catatan dan mengembalikannya kepada shipper.
- Shipper membawa resi mualim yang sudah ditanda tangani ke bagian operasi perusahaan pelayaran untuk ditukarkan dengan original shipped in board bill of landing.
- Bill of landing ditanda tangani oleh perusahaan pelayaran yang dibuat berdasarkan resi mualim dan diberi catatan-catatan.
Kompleks Duta Indah No 16 Jakarta – Indonesia
(021) 2940-5377 (021) 2940-5376 (021) 2940-5379
Fax: (021) 2940-5378
087-881-888-168
sales@indoforwarding.com
